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Fernando Damas

"Una adecuada gestión de la información pasa por la combinación de innovación tecnológica y experiencia profesional"


Entrevistamos a Juan Fernando Damas Flores, Consejero Delegado de MDA, sobre cuestiones jurídicas y técnicas de la gestión de la documentación jurídica.

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- Recientemente MDA ha anunciado el lanzamiento de una solución destinada a las notarías. ¿Qué particularidades presenta el ciclo de vida de la información jurídica y no jurídica que gestionan los notarios respecto al de otros colectivos? 

Hemos de tener en cuenta que una de las bases de la documentación de las notarías es el protocolo notarial, un documento muy particular por todo lo que representa y supone la figura del notario como un fedatario público en los negocios y contratos de derecho privado. La responsabilidad en sus procesos de custodia, almacenamiento o consulta es mayor que la que hay en cualquier documento y por lo tanto los niveles de eficacia en su gestión son también superiores a lo que es habitual. De hecho, el propio reglamento notarial fomenta la correcta conservación de los protocolos con especialistas que se responsabilicen de toda su gestión integrada.

- ¿Qué valor añadido es capaz de ofrecer las soluciones MDA al ciclo de vida documental de las organizaciones del sector jurídico como pueden ser los despachos de abogados y las asesorías?

Contamos con una experiencia de treinta años en el sector, unos recursos humanos particularmente cualificados en la gestión de esta clase de documentación y una avanzada tecnología en aspectos como control y seguridad documental, con un conjunto de Centros de Custodia repartidos por toda España que disponen de acceso restringido, vigilancia 24 horas, sistemas anti-intrusión y anti-incendios, entre otros elementos.

La conjunción de todos estos factores nos permite aportar a las organizaciones del sector jurídico valores añadidos como estricto cumplimiento de las normativas en materia de seguridad y protección de datos, reducción de costes económicos al convertir los costes fijos en variables o menor necesidad de personal ante puntas de trabajo, entre otros. 

- ¿Considera que el quid de la cuestión en la óptima y eficaz gestión de la información pasa por una correcta y eficiente indexación documental, o hay algo más? 

Hay mucho más allá de lo que es la correcta y eficiente indexación documental. El ciclo de vida de la información es tremendamente complejo y su adecuada gestión pasa por la combinación de innovación tecnológica y experiencia profesional. Por ejemplo, hoy no es posible comprender la gestión documental sin la digitalización que permite convertir tareas y gestiones administrativas manuales en rutinas y procesos de workflow por imágenes y hace posible una mejor utilización de tiempos y recursos. 

- ¿Cuál es su opinión sobre si en el ámbito organizacional, en lo relativo al área de Gestión del Conocimiento, se debe o no crear un código de buenas prácticas para los usuarios en el uso informacional y la gestión de documentos de la organización? Y a todo ello ¿cabría hablar de Responsabilidad Documental Corporativa? 

Es imprescindible la existencia de un código de buenas prácticas para la totalidad de procesos que atañen al tratamiento de la información y documentación de cualquier organización. En tal sentido sí sería pertinente aludir a una cierta clase de Responsabilidad Documental Corporativa. 

En el caso de MDA nuestro Plan Estratégico 2020 tiene como objetivo adecuar el modelo de desarrollo y crecimiento de la compañía a un método de trabajo contrastado con las buenas prácticas reconocidas a nivel mundial. Por ejemplo, desde 2012 hemos centrado nuestras miras en el PMBOK o Project Management Body of Knowledge. Esta Guía de los Fundamentos de Gestión de Proyectos es un libro en el que se presentan estándares, pautas y normas para la gestión de proyectos sustentados por la metodología del PMI o Project Management Institute. Conviene subrayar que PMI es el único estándar entre los de su clase que cuenta con el aval del Instituto Nacional Estadounidense de Estándares, organización sin ánimo de lucro que supervisa el desarrollo de estándares para productos, servicios, procesos y sistemas de Estados Unidos, encargándose asimismo de su coordinación con estándares internacionales. 

- ¿Qué retos para las organizaciones comporta el creciente acceso y uso del fondo documental corporativo en régimen de movilidad (es decir, desde smartphones, tabletas y portátiles)?

Todo lo que se conoce como tecnología en el extremo o “in the edge” implica nuevos desafíos para empresas e instituciones. Es preciso tener claro que el nivel de responsabilidad que tiene una empresa en el manejo de esta clase de dispositivos es el mismo que el que se requiere en los ordenadores de sobremesa de una oficina o sede física. Olvidar esto puede suponer el incumplimiento de la normativa en materia de privacidad de los datos por señalar un ejemplo, con el consiguiente riesgo. 

- ¿En qué consiste y qué plus de valor aporta la nueva línea de soluciones de certificación digitalizada que MDA ofrece? 

Esta clase de soluciones implican la conversión de la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner conforme a los estándares de uso común. La legislación vigente y los niveles de resolución admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria son muy claros en este sentido. 

Entre los valores añadidos que aportan destacan el ahorro de tiempo en el acceso a las imágenes digitalizadas, optimización de los costes económicos, eliminación de desplazamientos y tratamientos de documentación física y facilitar que el cliente se concentre en el núcleo de sus actividades, lo que redunda en un incremento de su productividad. 

- ¿Qué opinión le merece el almacenamiento documental en la nube y qué podría decirnos con respecto a las soluciones de software cloud de gestión documental que ya se ofrecen en el mercado? 

El fenómeno de la nube ha llegado para quedarse. En lo que atañe al ámbito del almacenamiento documental la clave es contar con el apoyo de un especialista que garantice el más estricto nivel de cumplimiento de los requerimientos de seguridad, confidencialidad y protección de los datos, así como el rápido acceso a la información. Ahora mismo se está presentando en el mercado una nueva generación que da cumplida respuesta a estas necesidades. 

- Para terminar ¿qué consejos aportaría a los profesionales del Derecho, a título particular, a la hora de gestionar y organizar la información profesional que trabajan y generan? 

Les recomendaría que se centren en su actividad principal, ya de por sí muy compleja y cualificada, y que confíen los aspectos que rodean a la gestión y tratamiento de su información y documentación en verdaderos expertos en la materia, cuyo saber hacer y compromiso con el cliente les aporten todo el valor añadido de esta clase de soluciones.

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    El despacho deberá establecer una normativa de uso de dispositivos y sistemas informáticos por escrito, así como unos criterios de supervisión de su actividad, remitiendo ambos documentos a todos sus integrantes y haciendo que firmen una conformidad de la información recibida.

  • Funciones y obligaciones del personal del despacho (y II)

    El personal que tenga acceso a información propiedad del despacho jurídico estará obligado a conocer y a observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrolla en el despacho. 

  • Funciones y obligaciones del personal del despacho(I)

    Hay que tratar de inculcar al personal el carácter obligatorio de seguir estas disposiciones, así como de las consecuencias laborales y de cualquier otra índole que pueda tener su no observancia. Notifique estas medidas a su personal y fórmelos adecuadamente.  

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