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MDA desarrolla un conjunto de soluciones que mejoran la gestión de información y documentación de los notarios

Las nuevas soluciones de MDA afrontan los desafíos ante los que se enfrentan estos profesionales, dado que los protocolos notariales no son un documento cualquiera.

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En la actualidad muchos de los despachos de notarías, ante la falta de espacio para almacenar y custodiar la ingente cantidad de documentación gestionada, optan por medidas como el alquiler de pisos o locales sin las adecuadas medidas de control y seguridad o la unificación de protocolos en otras notarías. El reglamento notarial no sólo no niega la posibilidad de externalizar estos servicios sino que fomenta la correcta conservación de los protocolos con especialistas que se responsabilicen de todo este conjunto de procesos. 

Las soluciones de MDA aportan a los notarios valores añadidos como reducción de costes económicos (hasta un 75 por ciento), mayor rapidez de consulta, estricto cumplimiento de las normativas en materia de seguridad y protección de datos (LOPD), conversión de costes fijos en costes variables, menor necesidad de personal ante puntas de trabajo y liberación de espacios para firma o acondicionamiento de la imagen de los mismos, entre otros. 

Con una experiencia cercana a las tres décadas en el tratamiento de toda clase de información y documentación, MDA dispone de la tecnología más avanzada en control y seguridad documental (acceso restringido, vigilancia 24 horas, sistemas anti-intrusión y anti-incendios), garantizando la completa trazabilidad de la información gestionada. 

La implantación de las soluciones de MDA es sumamente sencilla. Profesionales de la compañía se desplazan al lugar donde se encuentra la documentación, llevan a cabo una preparación previa e inventario para finalizar introduciéndola en unos contenedores normalizados; a continuación, transportistas de MDA realizan el traslado a los distintos Centros de Custodia de la compañía; y, por último, se facilitan las pertinentes claves de usuario personales al notario o persona que éste habilite con el fin de que puedan acceder a la plataforma telemática MDAnet y gestionar o solicitar documentación en cualquier momento.

En caso de requerirse cualquier documento o protocolo original para alguna consulta el notario o persona habilitada puede solicitarlo con un plazo máximo de entrega de tres horas (en el caso de consultas urgentes) o al día siguiente (para consultas normales). También existe la posibilidad, si no se requiere el documento original, de consultas electrónicas urgentes en un plazo de una hora (implican la digitalización y envío electrónico del documento deseado), quedando registrado en todo momento el histórico de consultas (fecha, hora, persona autorizada que hizo la solicitud…). 

Para J. Fernando Damas Flores, Consejero Delegado de MDA, “Con nuestras soluciones dirigidas a los notarios conseguimos que estos profesionales deleguen, con estricto cumplimiento de la legislación vigente, la importante responsabilidad que representa la correcta custodia de protocolos, muy especialmente en los casos en los que los tiene fuera de la notaría. Desde MDA le aportamos un espacio diseñado y acondicionado para la correcta conservación de la documentación, toda nuestra tecnología de gestión y tratamiento de la información, una flota de vehículos propia, completa trazabilidad del proceso y una experiencia de casi treinta años en el desarrollo de esta clase de soluciones. Además les ofrecemos disponibilidad de espacios para la encuadernación periódica de protocolos, donde el encuadernador acude a los Centros de Custodia de MDA y encuaderna los protocolos generados sin necesidad de que el notario les ofrezca un espacio en sus instalaciones, así como la posibilidad de realizar traslados voluminosos de documentación fuera del horario de la notaría de apertura a clientes”.

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