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Elisa Prieto Castro

'Si no hemos puesto en marcha un sistema de gestión de la comunicación corporativa, no tendrá sentido que lo hagamos con las redes sociales'

Elisa Prieto Castro, responsable del Área de Gestión del conocimiento de Elzaburu 

Entrevistamos a Elisa Prieto Castro, sobre el papel de los departamentos de Gestión del Conocimiento dentro de los despachos de abogados.

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- ¿Podría presentarnos su Departamento, quiénes lo integran, qué funciones y objetivos tiene, y de quién depende orgánicamente en la firma? 

En ELZABURU, Gestión del Conocimiento está englobado dentro de lo que denominamos “áreas corporativas”, entendiendo como tales todas aquellas secciones que trabajan para asegurar un desarrollo satisfactorio del servicio que ofrecemos a nuestros clientes: las finanzas, los recursos humanos, los sistemas informáticos, la comunicación y, claro está, el “conocimiento”. 

Todas estas áreas se consideran estratégicas para el buen desarrollo del trabajo de la Firma y, por ello, dependemos orgánicamente de la Dirección del despacho. 

Gestión del Conocimiento tiene como objetivo principal el impulso de los flujos de información y conocimiento dentro del despacho para apoyar la realización de un servicio de excelencia y alto valor añadido.  

Para ello partimos de tres ingredientes básicos: la información externa, que debe ser difundida a todas aquellas personas que la puedan necesitar, el know-how interno, que debe gestionarse y transmitirse en la forma más eficaz posible y el desarrollo del talento de nuestros profesionales. 

Actualmente trabajamos dos personas en esta área dando servicio a través de tres grandes frentes: biblioteca y centro de documentación jurídico especializado en el área de la propiedad industrial e intelectual; contenidos en web e intranet; y gestión del plan de formación de la Firma. 

- A su juicio, ¿qué formación, capacidades, actitudes y aptitudes requiere hoy día el perfil profesional de responsable de gestión del conocimiento de un despacho de abogados? 

Siempre he defendido que el perfil ideal para este tipo de trabajo es el de un documentalista o gestor de la información con conocimientos legales.   

Así lo han entendido, por ejemplo, los despachos de tradición anglosajona donde la figura del knowledge manager está tradicionalmente encomendada a perfiles con una fuerte preparación en disciplinas documentales. 

Los profesionales con estos conocimientos poseen una base muy útil para este tipo de responsabilidades ya que son capaces de detectar las necesidades informacionales de la organización, de desarrollar las herramientas que puedan cubrir esas necesidades, de trabajar con perfiles muy diversos de profesionales y de estar en contacto continuo con sus usuarios. 

Algunas de las cualidades que me han resultado siempre muy valiosas en este trabajo han sido la curiosidad y el deseo continuo de aprender e innovar, la capacidad organizativa, la empatía y capacidad de escucha, entre otras. 

- ¿Qué herramientas de gestión del conocimiento utiliza habitualmente en su trabajo? 

En nuestro trabajo diario utilizamos un abanico variado de fuentes y herramientas que nos ayudan a gestionar el flujo de información externa e interna. 

Además de las tradicionales fuentes de información, ya sea en formato papel o en formato electrónico (bases de datos, repositorios, catálogos, etc.), hacemos un uso extenso de las redes sociales y los sistemas de RSS para “tomar el pulso” a la realidad actual y estar al tanto de las novedades en el sector. 

Para nuestro conocimiento interno utilizamos herramientas de gestión documental, sistemas de gestión de expedientes y de clientela. 

- Desde su visión y su perspectiva como experta en gestión del conocimiento de un despacho de abogados, ¿qué echa en falta en las actuales herramientas recopilatorias de jurisprudencia y legislación (bases de datos) que suministran las editoriales jurídicas? 

Afortunadamente, las bases de datos legales han conseguido unos niveles muy altos de calidad y sofisticación que responden a las múltiples necesidades de los juristas. 

El mayor problema con el que nos enfrentamos en la actualidad es la proliferación de fuentes y sistemas propietarios que impiden una búsqueda global e integral de los contenidos. 

Las editoriales jurídicas están desarrollando sistemas propios para la lectura de libros y revistas electrónicas, proliferan las bases de datos especializadas y los catálogos colectivos... Y a todo ello debemos unir los sistemas internos de gestión documental, gestión de expedientes, de clientes y oportunidades. 

Integrar toda esta información en un único sistema de búsqueda se ha convertido en una de las prioridades de cualquier sistema de gestión del conocimiento. 

De ahí que exhorte a las editoriales jurídicas a que inicien un análisis serio y riguroso sobre posibles vías de interconexión de sistemas y creación de buscadores integrados en el ámbito de la información jurídica. 

- ¿Qué retos para el Dpto. de Gestión del Conocimiento comporta el creciente acceso y uso del fondo documental del despacho realizado en régimen de movilidad (desde smartphones, tabletas y móviles)? 

La proliferación del uso de dispositivos móviles para el acceso a la información no ha hecho más que acelerar el ritmo de cambios que hemos experimentado en el mundo jurídico en el último decenio. A ninguno nos es ajeno, ya trabajemos en un despacho internacional o en un pequeño despacho local, que se busca el acceso a la información en cualquier momento, lugar y dispositivo. 

Está claro que las soluciones informáticas se encuentran en el centro de nuestros planes de desarrollo, pero hay que prestar atención también a otras cuestiones que marcarán el desarrollo de nuestros proyectos. 

Personalmente considero que la seguridad, el respeto a la legalidad (por ejemplo, la propiedad intelectual o el compliance legal), la integración del conocimiento  externo y el interno, la personalización de los sistemas y el trabajo colaborativo son algunos de los retos/oportunidades que se nos plantean. 

- A la hora de acometer la digitalización documental del fondo de conocimiento de un bufete, ¿cuáles son las tres principales recomendaciones a hacer que indicaría, y cuáles son los tres consejos que apuntaría evitar realizar? 

Cuando un despacho se encuentra en un proyecto de digitalización o, como lo hemos denominado en ELZABURU, “la oficina sin papeles”, es necesario no olvidar nunca estas tres preguntas: 

¿Qué quiero hacer?

¿Para qué lo quiero hacer?

¿Cómo lo voy a hacer? 

Según el grado de desarrollo de nuestro proyecto, la respuesta a estas preguntas irá evolucionando: en las primeras fases, nuestro objetivo será que toda la documentación esté accesible en formato digital (el mundo en papel se transforma en digital); mientras que en fases más avanzadas estaremos centrados en desarrollar nuevas formas de trabajo y colaboración que no eran posibles antes (el mundo digital toma forma).

Según mi experiencia a este respecto,  la flexibilidad en los proyectos es un punto crucial. Aunque es bueno contar con unas grandes líneas directrices, los proyectos deberían ser muy concretos y de desarrollo a corto plazo. De este modo, se podrán ajustar y calibrar los objetivos cada poco tiempo para permitirnos la adaptación a nuevas realidades. 

Otro punto crucial es la formación continua, no sólo en el manejo de nuevas aplicaciones sino también en formas colaborativas de trabajo, en nuevas habilidades y en nuevas políticas de la firma. Cualquier cambio informático u organizativo debe ser perfectamente comprendido por toda la organización; de no ser así, estaremos tirando por tierra nuestra inversión. 

- Que los despachos están cada día más presentes y activos en redes sociales es un hecho. En este sentido, ¿considera que los despachos de abogados deben gestionar como conocimiento todo lo relativo a la huella digital que su presencia en redes sociales deja y provoca?

A menudo se ha entendido que la presencia del despacho en redes sociales era una cuestión de branding corporativo y que, por ello, sólo se debía gestionar desde las áreas de comunicación y marketing de la organización. 

Sin embargo, no podemos olvidar que nuestra presencia en los medios de comunicación o en redes constituye también parte de la cultura organizacional y que, por lo tanto, los abogados deben ser conscientes de ella para apoyarla y potenciarla. 

Personalmente no hago grandes diferencias entre la presencia del despacho en medios de comunicación “clásicos” y en redes sociales. Salvando las diferencias, creo que ambos pueden servir como vías de difusión y de potenciación de marca, al mismo tiempo que nos permiten conocer la opinión de clientes, competencia o público en general. 

Si no hemos puesto en marcha en nuestro despacho un sistema de gestión de la comunicación corporativa, no tendrá mucho sentido que lo hagamos con las redes sociales. 

En caso afirmativo, aconsejaría adaptar el tratamiento de contenidos a cada aplicación concreta, ya sea Twitter, Facebook, Linkedin, blogs, etc. , analizando la conveniencia de monitorizarlo, guardarlo e integrarlo en los flujos internos de comunicación. 

- ¿Considera usted que en el ámbito organizacional el departamento de Gestión del Conocimiento debe o no hacerse cargo de crear un código de buenas prácticas para los usuarios en el uso informacional y la gestión de documentos de la organización? Y a todo ello ¿cabría hablar de Responsabilidad Documental Corporativa?

Con las recientes reformas legislativas, el compliance legal se ha convertido en un tema de especial relevancia para los despachos de abogados. 

Teniendo en cuenta que nuestro activo principal es el conocimiento y que ese conocimiento se plasma, con frecuencia, en documentos, una gestión responsable de dichos documentos es, más allá que un deseo, una obligación.  De ahí que sí podamos hablar de una “Responsabilidad Documental Corporativa” a pesar de que sea un término aún no utilizado. 

El departamento de gestión del conocimiento es una de las piezas claves en el desarrollo e implementación de una política de responsabilidad corporativa (especialmente informacional), dada su posición de mediador entre necesidades y usuarios.  

De igual modo, en aquellos despachos que posean o deseen obtener una certificación de calidad como la ISO 9001, sabrán que uno de los capítulos de obligado cumplimiento, es la gestión eficaz de la información y el conocimiento. 

- El fondo de conocimiento de un despacho ¿cómo se valora económicamente? 

No conozco ningún sistema que valore monetariamente este intangible de una forma objetiva y científica. 

Sin embargo, es indudable que el conocimiento y el know how en el ámbito legal están en la base del servicio que ofrecemos a nuestros clientes y son los ladrillos sobre los que se construye la excelencia y la diferenciación de marca. 

Por ello, todo profesional en este ámbito debe ser especialmente cuidadoso a la hora de desarrollar sistemas eficaces de gestión del conocimiento externo e interno de modo que podamos ofrecer ese valor añadido que convierte un asesoramiento en excelente. 

En cualquier caso, estoy segura de que no pasará mucho tiempo antes de que se desarrollen sistemas económicos de valoración de este intangible de igual modo como ha sucedido en el ámbito empresarial con las marcas, las patentes o los secretos industriales.


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