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GESTIÓN DE DESPACHOS

101 razones que aconsejan disponer de una solución cloud de gestión de despacho

Por José Ramón Moratalla Escudero

En este artículo te contamos las 101 razones que te van a permitir implantar con éxito un software de gestión de despachos.

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Este año se cumplen cincuenta años de la Ley de Moore. Su autoría corresponde a Gordon Moore, uno de los cofundadores de Intel.

Moore observó cómo en un intervalo aproximado de un año -si bien posteriormente en 1975 redefinió el periodo a dos años-  se duplicaba el número de transistores que un circuito integrado era capaz de albergar con el consiguiente aumento en la potencia de procesamiento de los ordenadores. Constante que se ha venido cumpliendo desde entonces hasta prácticamente nuestros días.

En el ámbito de la Abogacía podríamos decir que en nuestro país, desde las tres últimas décadas, se viene produciendo un incremento exponencial similar al observado por G. Moore. Nos referimos a la creciente complejidad jurídica, al imparable aumento normativo y a la proliferación de competidores que se viene sucediendo, y que hace del ejercicio de la Abogacía un sector cada día más difícil y complicado.

Tanto a nivel personal en el ejercicio profesional del abogado como a nivel corporativo en la gestión organizacional, los despachos y los propios letrados vienen experimentando una irrefrenable sobrecarga de trabajo y de responsabilidades, al igual que la exigencia de nuevos conocimientos y habilidades profesionales. Y a todo ello se suma el apremio de una demanda de resultados que permitan la sostenibilidad financiera, y en definitiva, aseguren la viabilidad del despacho como negocio. Exigencias que evidencian la necesidad de dotar a los bufetes de una cultura de gestión empresarial que comprenda la gestión de todos los procesos y elementos que integran su modelo de negocio.

No es por ello de extrañar como en el Memento Acceso a la Abogacía, en el capítulo dedicado a los Aspectos organizativos y laborales de la Abogacía, se aluda a la importancia de la gestión del despacho.

Ante este escenario de progresiva complejidad y para dar respuesta al nuevo paradigma que impone la necesidad de implantar técnicas gerenciales en la conducción del negocio, recientemente han venido apareciendo en el mercado soluciones de software de gestión de despacho, de las cuales interesa detenerse en las más modernas, ágiles y versátiles como son las que operan en la nube: las cada vez más conocidas soluciones cloud de gestión de despacho.

En este sentido, vamos a exponer algunos argumentos que a nuestro juicio justifican la adopción de este tipo de herramientas, que se presentan como auténticas plataformas integrales de servicio destinadas a revolucionar el sector de la gestión de los despachos de abogados y, por extensión, del propio ejercicio de la Abogacía.

En efecto, no hay excusas. Son muchos los argumentos a su favor que cabría señalar. Algunos más abstractos como la ganancia en eficacia de la gestión, el ahorro económico y el crecimiento en rentabilidad, el mayor conocimiento del cliente, la ayuda en la toma de decisiones que trae consigo la aplicación de técnicas de legal project management, y el aumento de productividad, entre otros muchos. En cambio, existen otros argumentos centrados en cuestiones más concretas y del día a día que aluden a la facilidad en el control de tareas pendientes, en el seguimiento de las agendas, citas, vencimientos y señalamientos, en la facilidad de uso a la hora de compartir y asignar entre los miembros del despacho los clientes y los expedientes, en la libertad de acceso desde cualquier lugar a la documentación del despacho que brinda la nube, en la sencillez a la hora de facturar al cliente o la versatilidad que ofrece el acceso multidispositivo, etc, etc.

En resumen, de entre todos los posibles argumentos a favor de implantar un software de gestión de despacho en la nube resaltamos las siguientes razones que así lo aconsejan:


DISPONER DE UN MAYOR CONTROL

Al permitir:

1.- La planificación de los costes y el control del flujo de caja, del margen de ganancia y de los gastos por cada área del despacho.

2.- El conocimiento pormenorizado del negocio con el que alinear el precio con el valor de los servicios.

3.- El descubrimiento de las vías de fuga de recursos, esfuerzos y tiempo.

4.- La aplicación de modelos de economía de escala y la predecibilidad de ingresos y gastos.

5.- Una visión 360º en las áreas de mejora, en especial en cuanto a costes, beneficios y generación de valor.

6.- La vigilancia de las ratios de rentabilidad del negocio.

7.- La detección de oportunidades de crecimiento.

8.- Hallar las ineficiencias productivas.

9.- Calcular la intensidad de trabajo y propiciar su calendarización.

10.- Medir los rendimientos y conocer el umbral de sostenibilidad del negocio.


LOGRAR EL USO EFICIENTE DE LOS RECURSOS

Al facilitar:

11.- El análisis de datos y de todo el cúmulo de información que genera el despacho como modelo de negocio.

12.- Establecer KPI´s o indicadores de control orientados a la optimización en la aplicación de los recursos intelectuales, humanos, financieros y materiales del despacho.

13.- El reparto de roles y tareas atendiendo a criterios de productividad, eficacia y eficiencia en la aplicación de los recursos.

14.- La obtención de valor agregado por horas trabajadas en las ecuaciones de desempeño y rendimiento profesional.

15.- El aporte de claridad en la fijación de los objetivos individuales y de equipo, así como su jerarquización.

16.- La presencia del trabajo colaborativo, sea en el despacho, sea entre compañeros de una misma área, de distintas áreas, de distintas delegaciones, así como con terceros como pudiera ser con los colaboradores (procuradores, peritos…) e incluso con el abogado de la parte contraria.

17.- La eficiencia, supervisión y orden en la gestión documental al permitir el control de cambios y de versiones en la redacción de documentos. Redacción que merced a la implantación y uso de este tipo de software podrá ser asíncrona, plural y colaborativa.

18.- El control de tareas pendientes y de últimas actividades realizadas tanto por los abogados como por los colaboradores del despacho.

19.- La vigilancia de las facturas impagadas y de los ratios de morosidad de los clientes.

20.- El control procedimental de tiempos, actuaciones y recursos dedicados o pendientes, y todo ello conforme a los plazos y al resto de exigencias procesales establecidas.


CONSEGUIR UNA MAYOR SEGURIDAD Y FIABILIDAD

En el plano informático la nube proporciona y faculta:

21.- La independencia del hardware al no depender de los terminal server, ni requerir la instalación -ni su mantenimiento- de componentes informáticos como pudieran ser las redes locales. Componentes éstos que venían siendo destinados a permitir la relación securizada puesto-cliente y el acceso en remoto (extranet).

22.- La realización de backups con los que preservar toda la información de la firma y minimizar las responsabilidades exigibles tanto en su conservación como en o por su extravío.

23.- La encriptación de la información albergada y de aquella otra compartida en su fase de tránsito.

24.- Cumplimiento normativo a la hora de atender todos los requerimientos legales exigibles en el ámbito del cloud hosting, a ser posible efectuado en servidores ubicados en territorio de la Unión Europea.

25.- La sincronización de la información incorporada y/o procesada por el usuario en los intervalos de discontinuidad on line y off line en la conexión a Internet.

26.- La trazabilidad de la información. No sólo cabe contemplarse desde su faceta del uso eficiente de los recursos, sino que además hay que valorarlo en tanto proporciona seguridad y fiabilidad en la gestión de la información y en el trabajo en sí del usuario/s.

27.- Tender pasarelas bidireccionales de comunicación e intercambio documental con los clientes y los colaboradores, de un modo seguro y con plena fiabilidad en su acceso.

28.- Administrar tanto los accesos de los usuarios como sus privilegios y facultades en el alcance de la gestión de la información del bufete a la hora de interactuar con el software de gestión del despacho.

29.- Observancia estricta de las obligaciones que en materia de protección de datos exige el ordenamiento con respecto a la información proporcionada por los clientes, colaboradores y exclientes, así como la utilizada para las acciones de marketing y comunicación con potenciales.

30.- La mejora continua que proporciona las actualizaciones periódicas que los suministradores de este tipo de soluciones se comprometen, por regla general, a aportar en aras de mantener el correcto funcionamiento de este tipo de software.


OBTENER UNA MEJORA EN LA PRODUCTIVIDAD

Al propiciar:

31.- Una mejor atención y prestación de servicio a los clientes.

32.- Una más fluida y provechosa relación con los colaboradores externos, en especial con los procuradores, pero también con los peritos, gestores y cualesquier otros agentes o entidades que asisten profesionalmente al despacho.

33.- Una eficaz colaboración entre compañeros de la firma, sea en la gestión de las tareas, sea en la tramitación y administración de los expedientes, sea en la propia relación con los clientes.

34.- Un saludable estado de salud financiera pues una óptima productividad -más pronto que tarde- repercute para bien en la situación financiera del despacho.

35.- Una eficiente gestión de los recursos humanos de la organización basada en un mayor conocimiento del potencial intelectual y productivo de sus integrantes.

36.- Un óptimo clima laboral propiciado por la presencia de factores productivos y valores de empresa como son la transparencia, la alineación de objetivos, el conocimiento mutuo de responsabilidades y áreas de competencia de cada integrante de la organización, el trabajo colaborativo y la compartición del conocimiento.

37.- Un acomodo entre oferta y demanda que permite adaptarse en todo momento a las necesidades que demanda el cliente en particular y el mercado en general.

38.- Un eficiente uso del conocimiento de negocio atesorado en el despacho, así como del que se va paulatinamente incorporando.

39.- Una relación mutua más fructífera entre proveedores de negocio del despacho (es decir, quienes aportan nuevos clientes o permiten abrir nuevas líneas de negocio) y el despacho en sí. Relación productiva que se manifiesta tanto a la hora de captar nuevos clientes como en el momento de recuperar los perdidos.

40.- Una relación permanente y ubicua del abogado con el cliente, merced a las posibilidades tecnológicas multidispositivo (PC, portátil, tablet, smartphone,…) que brinda el software de gestión de despacho en la nube y su proceso de aplicacionización (conversión en app) que trae su origen en la creciente tendencia hacia la movilidad y la deslocalización del despacho.


PERMITIR LA ESCALABILIDAD Y EL DESARROLLO DE NEGOCIO

Al estimular:

41.- La adecuación de las áreas jurídicas a trabajar y a las que dedicarse en el despacho conforme a la tipología de clientes a las que se dirige el mismo (cliente pyme, gran empresa, pequeño comercio, autónomos, familias, personal,…).

42.- La adecuación de las áreas jurídicas a trabajar en el despacho conforme al modelo de oferta de servicios que éste brinda (abogacía preventiva, abogacía contenciosa, presencia en consejos de administración, mediación…) y a la forma de facturar sus servicios (facturación por horas, igualas, tarifas fijas, phased fee, a riesgo, a porcentaje…).

43.- La adecuación del modelo de oferta de servicios que brinda el despacho a tenor de la tipología de clientes a la que se dirige.

44.- La compartición de conocimiento e información en el seno del despacho (expertise, documentos, modelos contractuales, estrategias procesales, know-how en la gestión del cliente…).

45.- La minoración o desacentuación de la curva de aprendizaje para los nuevos abogados que se incorporan a la firma o incluso a los ya establecidos que deciden especializarse en otras áreas que cubre el bufete.

46.- La captación de nuevos clientes, la recuperación de los perdidos y la fidelización de los existentes.

47.- Rentabilizar la gestión del equipo, maximizando rendimientos y optimizando facultades.

48.- Desarrollo de apalancadores del negocio, sea en las áreas de procesos, de producción, de gestión del cliente, de marketing o de innovación.

49.- Detección de nuevas tendencias en la gestión del negocio o del cliente.

50.- Conocimiento y control de las expectativas del cliente, y también de los colaboradores y proveedores de negocio del despacho.


GANAR EFICACIA EN LA GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE

Al aportar:

51.- La comunicación directa, inmediata y permanente en ambos sentidos: entre cliente-abogado y abogado-cliente

52.- La medición y trazabilidad de la satisfacción del cliente.

53.- La diagnosis de ineficiencias y la búsqueda de áreas de mejora y de oportunidades.

54.- La reducción en la complejidad e imprecisión de la facturación.

55.- El fortalecimiento en la vinculación del cliente con el despacho, y del despacho con el cliente, al permitir una mayor identificación con sus respectivos intereses, expectativas, principios y valores compartidos.

56.- El desarrollo orgánico de la relación despacho-cliente propiciando el crecimiento de la cuota de cliente (share of customer), tanto con respecto a los clientes exclusivos como con respecto con aquellos otros que son compartidos con los competidores.

57.- El seguimiento, control y reporte vía informes de todo lo que atañe y afecta a los intereses del cliente (situación legal, procesal, costes, rendimientos, progresos, amenazas, estimaciones, tareas pendientes, próximos pasos a efectuar…).  

58.- La personalización tanto de la oferta de servicios del despacho como de la forma de prestarlos ajustándose en todo momento a las necesidades y preferencias del cliente.

59.- El establecimiento de programas de incentivo a favor del cliente cuando éste referencie o prescriba el despacho a terceros. Esto es, se fomenta la presencia de la figura del cliente apóstol, evangelizador o prescriptor del despacho.

60.- La habilitación de pasarelas de compartición e intercambio documental que de modo bidireccional, y a modo de extranet, permitan de manera eficaz, cómoda, segura y con ahorro de costes y de tiempo, una comunicación permanente y constante entre despacho y cliente.


AVANZAR EN LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Al ofrecer:

61.- Acaparar y preservar con criterios de eficacia documental todo el conocimiento recogido y desarrollado en el despacho a lo largo del tiempo, desde sus inicios, aunándolo con todo el nuevo que se va generando, y por encima de todo permitir actualizarlo de forma constante.

62.- Minimizar el riesgo de pérdida de información gracias a contar con un sistema de recuperación eficiente de la misma.

63.- Organizar la información de forma práctica y sistematizada a efectos documentales permitiendo ordenar y controlar las fuentes de conocimiento, crear metadatos y enriquecerla con un permanente proceso de retroalimentación (cultivo).

64.- Enriquecimiento del fondo de conocimiento al poder incorporar y gestionar la información proveniente de otras áreas del despacho como pudieran ser las de atención al cliente, comercial y marketing, administración, etc, así como de nuevas fuentes como son el correo electrónico de los integrantes del despacho, los listados de contactos, agendas, etc.

65.- Vinculación con las bases de datos de jurisprudencia y legislación que proveen las editoriales, lo cual redunda en permitir aprovechar las sinergias en la investigación jurídica al sumar al fondo de conocimiento del despacho todo el contenido jurídico que ofrecen esas herramientas online de las editoriales.

66.- Conocer el ciclo de vida de los expedientes, escritos jurídicos y resto de documentos que conforman el fondo de conocimiento jurídico del despacho.

67.- Analizar las estrategias procesales seguidas en casos similares anteriores gestionados por el despacho, lo que permite aprovechar la experiencia atesorada ("paths to success").

68.- Activar indicadores en la gestión de la información, formular estadísticas, crear ratios y extraer conclusiones que permitan optimizar la administración del capital intelectual de la firma.

69.-  Automatizar y dotar de coherencia corporativa a la redacción de documentos, escritos, formularios, modelos y plantillas de uso habitual en el despacho, además de facilitar la sistemática a seguir en la apertura y ordenación de carpetas y expedientes.

70.- Avanzar hacia la implantación de la cultura de “oficina sin papel” y del despacho inteligente.


MEJORAR LA CAPACIDAD RELACIONAL CON LOS STAKEHOLDERS

Al contribuir con:

71.- Un mayor conocimiento del cliente (sus necesidades, su modelo de negocio, sus circunstancias personales, su sector productivo…).

72.- Una más fácil aproximación a los potenciales, permitiendo la captación en otras zonas y abordar otros segmentos de mercado. Igualmente cabe predicar esto mismo de cara a ese segmento especial de potenciales que supone el segmento de los exclientes o clientes perdidos.

73.- Un mejor entendimiento con los colaboradores habituales del despacho (procuradores, gestores, peritos, notarios, contables…).

74.- Una relación más fluida con la Administración y los Juzgados.

75.- Una vinculación más eficaz con el Colegio, en especial con los departamentos con los que más se interactúa como pudieran ser los de Turno de Oficio, Guardias, Habilitaciones, Honorarios Profesionales, Deontología…

76.- Un trato más profesional con la parte contraria y resto de competidores.

77.- Un trabajo en equipo más coordinado entre los compañeros del despacho.

78.- Una relación más leal entre los excompañeros y el bufete.

79.- Una mejor percepción del despacho por parte de los aspirantes a formar parte de él.

80.- Una más productiva y rentable cooperación de la firma con los proveedores de negocio que aportan clientes al despacho.


OPTIMIZAR EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN

Al permitir:

81.- Medir el impacto de las acciones de comunicación y de content marketing que realice el despacho.

82.- Medir el éxito de las campañas de marketing directo efectuadas a través de e-mailing, marketing móvil, newsletters, banners en sites propios y ajenos, apps y redes sociales.

83.- Medir el nivel de satisfacción del cliente con la comunicación que realiza el despacho.

84.- Medir la repercusión de la satisfacción del cliente atendiendo al nivel de  implicación asumida como prescriptor del despacho.

85.- Medir el grado de vinculación afectiva del cliente, de sentimiento de pertenencia y compromiso con respecto a los valores y la cultura corporativa que abandera el despacho.

86.- Medir las cotas de visibilidad de marca y de notoriedad percibida entre los colaboradores y el resto de stakeholders.

87.- Gestionar el posicionamiento del despacho con respecto a sus competidores.

88.- Gestionar la participación y colaboración del cliente en términos de comunicación y marketing con el despacho

89.- Gestionar la comunicación ubicua y permanente con el cliente que permiten los dispositivos tecnológicos de comunicación en movilidad.

90.- Y en definitiva, gestionar la incertidumbre del cliente, arropándole jurídicamente, resolviendo sus dudas y recogiendo sus sugerencias.


MAXIMIZAR LA RENTABILIDAD

Al generar:

91.- Ahorro económico con la detección de los costes ocultos y su consiguiente eliminación.

92.- Ahorro económico con el control de la existencia de costes de oportunidad y su consiguiente toma de decisiones.

93.- Ahorro económico evitando o minimizando en lo posible los costes recurrentes.

94.- Ahorro en costes marginales, a corto, medio y largo plazo.

95.- Ahorro en costes superfluos e improductivos para el negocio.

96.- Ahorro en costes directos provocado por la mejora alcanzada en la eficiencia productiva de reducción de gastos.

97.- Ahorro en costes indirectos propiciado por el uso racional de los capitales humano, intelectual y financiero destinado a eliminar disfunciones en los procesos del despacho.

98.- Ahorro de costes imprevistos al contar con un mayor control en los procesos lo que permite una mejor proyección y planificación presupuestaria y financiera.

99.- Ahorro de costes diferenciales en el proceso productivo, tanto de índole decremental como incremental en función de los factores de producción aplicados.

100.- Beneficio ocasionado con un aumento de valor de la reputación, marca y fondo de comercio del despacho.


CAMINAR HACIA LA EXCELENCIA

+1.- Y además de abocar a ser un despacho más competitivo, la implantación de una solución cloud de gestión de despacho permite al bufete disponer de una ventaja diferencial y de un factor inequívoco de calidad organizativa. Factor pluridimensional  éste que inexorablemente conducirá y adentrará al despacho en la senda de la excelencia.


En definitiva y a modo de conclusión, son muchos los motivos que aconsejan disponer en los despachos de este tipo de software, por lo que decidir su implantación supone realmente una cuestión que trasciende más allá del mero ámbito gerencial y organizacional. Máxime si su adopción precisa de un importante cambio de hábitos y la imposición de una disciplina de trabajo que habrá que seguir irretornablemente.


Decía Ralf S. Marston que la excelencia no es una habilidad, es una actitud. Una actitud que es preciso mantener y sostener, de ahí la ayuda que puede prestar en tal empeño una solución cloud de gestión de despacho.


A todo lo cual y parafraseando a Clemenceau, sólo nos restaría añadir que el éxito en la gestión de un despacho realmente es un asunto muy importante para dejarla en las meras manos de los abogados.




Lefebvre - EL Derecho no comparte necesariamente ni se responsabiliza de las opiniones expresadas por los autores o colaboradores de esta publicación

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