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La tecnología legal, de mal necesario a fuente imprescindible de mejoras en la gestión de los despachos

Por Francisco Javier Gutiérrez Alonso

Departamento de Desarrollo Editorial del Grupo Francis Lefebvre

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Cuando un ingeniero entra en un despacho de abogados, si no lo hace como cliente, es muy posible que se sorprenda y crea que ha viajado 50 años atrás en una máquina del tiempo. Aunque existen entusiastas tecnológicos, si hiciéramos un muestreo rápido y sin ningún valor estadístico, es muy probable que la conclusión a la que llegáramos fuera que la mayoría de los abogados opinan que la tecnología es un mal necesario. Cada vez más tienen la obligación de utilizarla pero reconocen que el valor que les aporta en su trabajo diario es muy reducido. Y probablemente en la mayoría de los casos sea totalmente cierto.

Por otra parte tenemos que añadir el contexto actual que une dos grandes obstáculos. La implantación de una ley de tasas que ha reducido considerablemente la ligitiosidad en algunas especialidades y, por lo tanto, el trabajo de muchos despachos. Y una crisis económica global que hace que aumente la morosidad en todos los ámbitos, también en el sector legal.

Con estos antecedentes es lógico el casi nulo interés que, en general, muestra el sector para incorporar herramientas tecnológicas y también en formarse en el uso de las mismas. Hoy por hoy todos sus esfuerzos están orientados hacia las preocupaciones (económicas) del día a día de sus respectivos despachos.

Sin embargo, en muchos otros sectores se ha abrazado la tecnología como fuente para facilitar la actividad diaria y aumentar la eficiencia de los profesionales y la rentabilidad de las empresas, y el sector jurídico no debería ser una excepción. La tecnología puede y debe mejorar la actividad de los profesionales jurídicos y la de sus empresas.

Siendo estrictos no es del todo cierto que el sector jurídico no saque rendimiento de la tecnología. Es casi seguro que todos los abogados disponen y utilizan diariamente una conexión a Internet. Servicios como el correo electrónico son básicos para la comunicación con sus clientes. Desde hace ya bastantes años los juristas han dejado de utilizar los desactualizados recopilatorios de legislación y jurisprudencia en papel, para hacer uso de bases de datos con una cantidad de información ingente a la que acceden a través de un servicio web. Estas costumbres están tan arraigadas que, en realidad, ya no se considera que se estén usando las “nuevas tecnologías”.

Con esta base, las posibilidades de desarrollo tecnológico en el ámbito legal son casi infinitas. A continuación se enumeran algunas de las que más valor aportarían a los despachos que dispusieran de las mismas.

Desarrollo de la relación con el Cliente

La inmediatez de las nuevas tecnologías permite al abogado responder a muchas de las cuestiones que le realiza el Cliente en ese mismo momento. El uso de soluciones de movilidad,  a través de teléfonos inteligentes o tabletas, le permitirá incluso hacerlo cuando se encuentra fuera de su despacho, por ejemplo, en el despacho de su cliente o en un juzgado.

Para ello el abogado ha de poder disponer de acceso en la red a sus fuentes de información jurídica, pero también al conjunto de los documentos de sus expedientes utilizando herramientas para gestionarlos ubicuamente en la nube.

Es cierto que existen riesgos de seguridad para una información que, en muchos casos, requiere de un altísimo nivel de confidencialidad. Pero estos riesgos no tienen por qué ser mayores a los que existen en la gestión de la documentación física guardada en el despacho. Además hoy en día están a nuestra disposición múltiples tecnologías de encriptación de datos y gestión segura de la información que son incluso más fiables que las llaves y las cajas fuertes físicas.

Perfeccionamiento de la gestión empresarial

Aunque en muchos casos parece que no se consideran como tal, los despachos de abogados son empresas y deberían ser gestionados de la misma forma. En cualquier empresa es básico definir ratios, obtener indicadores, calcular estadísticas, etc. con los que conocer qué trabajos son o no rentables, qué equipos de trabajo son los más adecuados, etc.

Por supuesto, este tipo de análisis es básico también en los despachos de abogados con independencia de su tamaño. Sería muy positivo hacer uso de un paquete de gestión empresarial en el despacho con el que controlar tiempos y recursos. Su correcto uso permite entre otras cosas, realizar informes de rentabilidad (por expediente, por especialidad, por abogado, …), conocer la sobrecarga de trabajo de cada empleado; o planificar acciones de carácter económico u organizacional.

Mejora en la gestión de expedientes

Se dice que la práctica de la abogacía agiliza la memoria y que los abogados son capaces de averiguar y retener información de fechas de finalización de los plazos procesales, información sobre clientes, casos y procedimientos, y probablemente sea cierto. Sin embargo con unos retrasos en procesos judiciales de alrededor 2 años en algunos juzgados, se hace cada vez más importante ayudar a la memoria del abogado mediante el uso de programas de gestión de expedientes.

Este tipo de software debe constituirse en la piedra angular del trabajo del abogado. Su característica principal es la incorporación de toda la información de los expedientes de una forma sistemática para que sea fácil y rápido acceder a la misma (incluso desde el dispositivo móvil o directamente en la nube). Pero no sólo pueden controlar documentación sino que deben constituirse en la principal ayuda para la gestión de todo el proceso de trabajo avisando de plazos, proponiendo modelos de documentos o permitiendo acceder a información jurídica relacionada con los casos.

Es cierto que usar este tipo de soluciones requiere de un sobreesfuerzo inicial para tener toda la documentación organizada y todos los expedientes correctamente categorizados. Sin embargo este esfuerzo será recompensado por los beneficios de agilidad en el acceso a la información, alertas sobre plazos evitando olvidos no intencionados y una gestión más eficiente del conocimiento acumulado por el despacho en los expedientes antiguos.

Afortunadamente, algunos  de los paquetes software comerciales no sólo permiten gestionar los expedientes sino que incorporan herramientas de gestión empresarial e, incluso, permiten al abogado un acceso ubicuo y en movilidad gracias a que dichas herramientas almacenan la información en la nube cumpliendo con las normativas más exigentes sobre protección de datos.

En resumen, la tecnología puede y debe ser un aliado de los despachos de abogados, aportándoles calidad de vida a los abogados y rentabilidad para sus empresas. Eso sí, deberá invertirse tiempo en seleccionar y adquirir las herramientas más adecuadas para cada caso particular y, sobre todo, en formación para sacarles el máximo partido a dichas herramientas. Pero lo principal es que los abogados abandonen el cierto “miedo irracional” hacia la tecnología que algunos parecen tener.

Lefebvre - EL Derecho no comparte necesariamente ni se responsabiliza de las opiniones expresadas por los autores o colaboradores de esta publicación

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