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Internet y la función notarial

Por Carina Castelli de Majul

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En los últimos años las nuevas tecnologías de la Información y Comunicación -TICs-, junto a Internet, red de redes, ha cambiado las formas de acceso a la información. Casi todas las profesiones han tenido que adaptarse a este cambio.

En todo cambio, hay distintas fases que transitar tal como es la negación, el miedo, la frustración hasta crear una nueva realidad y nuevos hábitos. Esto significa asumir los retos que tenemos por delante. Aceptar el cambio y ser protagonistas, esa es la invitación en el tiempo que vivimos hoy.

La vida es un permanente cambio, debemos asumir que existe un mundo virtual al que no podemos negar con excusas intelectuales porque estaríamos negando la realidad misma, provocándonos un miedo tóxico que nos paraliza y nos hace daño. 

Decía Nelson Mandela: ¨No es valiente quien no tiene miedo, sino quien sabe conquistarlo¨, y es allí donde todo profesional debe desarrollar la creatividad suficiente para integrarse y formar parte de éste mundo virtual.

Jeimy Cano, Ph.D, experto en seguridad de la información y forensia digital, colaborador de ElNotariado.com en su artículo ¨Cultura de seguridad de la información. Una lectura entre lo análogo y lo digital¨, dice: ¨…Alterar la realidad circundante con propuestas novedosas, no necesariamente depende de la tecnología o herramientas especiales, es cambiar la mentalidad de lo análogo, para migrarse al mundo digital, donde nuestro comportamiento modela parte del mismo entorno y somos capaces de influir en él. Movilizar nuestro talento en el contexto digital, significa ver en la nube de información disponible como encontrar sentido a nuestras pasiones y quebrar los límites de nuestras respuestas.

La mentalidad digital se define a sí misma como una motivadora de oportunidades, donde nada es inherentemente brillante o inexperto, donde las posibilidades se imponen sobre las probabilidades, donde la ingeniería, el producto y el mercadeo superan su vista de islas, para crear una experiencia diferente en el usuario final, en la mente del cliente, donde yacen las ideas disruptivas que superan el tradicional ´no se puede´, por el inesperado ´vamos a intentarlo´…¨

La actividad notarial a nivel internacional no es ajena a dicho cambio y opta por ¨vamos a intentarlo¨; existe una paulatina tendencia a insertarse en un modelo de sociedad digital con nuevos requerimientos y procesos sistematizados, incorporando herramientas informáticas y telemáticas en su función. La masificación del uso de la tecnología, especialmente a través de internet, conlleva el surgimiento de nuevos conceptos, donde el profesional deberá contar no solo con el respaldo de la capacitación, sino con la infraestructura necesaria y cambios legislativos.

Si analizamos el alcance mundial que tiene el ejercicio de la profesión, considerando que son más de ochenta los países miembros que integran la Unión Internacional del Notariado Latino, primando conceptos que son comunes en todos estos países, tales como es: la Fe Pública, el deber de consejo, de legalidad, de legitimación, de autenticidad, confidencialidad, registro y conservación, imparcialidad, control tributario, etc.; y donde el Sistema Notarial Latino fue concebido teniendo como base el soporte papel y el trato directo entre el notario y los requirentes del negocio jurídico, es entonces, que durante los últimos años tuvo que readecuarse la técnica notarial, no la función notarial que seguirá siendo la misma y es brindar transparencia y certeza al negocio jurídico.

En virtud de ello, cada país a través de sus organizaciones, asociaciones  y/o colegios profesionales, deberá diseñar, proponer estrategias, planificar, y optimizar la infraestructura tecnológica necesaria  a fin de transitar esta etapa de  modernización de la actividad notarial. Ahora bien, la diferencia entre los profesionales que accedan a la implementación de las nuevas tecnologías en sus despachos o notarías y los que no, generará una brecha muy grande en los ingresos y oportunidades de futuro.

El uso de TICS y de Internet da nacimiento a nuevos términos, nuevos documentos, nuevas transacciones, y a una nueva forma de trabajar. Tomar conciencia de que el notariado tiene nuevos roles y conductas que asumir en este contexto digital, significa no ceder espacios de trabajos que le corresponden.

Será identificar las oportunidades de mejora e iniciativas en los temas de su competencia; será promover el uso de nuevas tecnologías que permitan mejorar e integrarse a los servicios profesionales a fin de brindar mayor eficiencia y calidad; será generar habilidades digitales en pos del desarrollo de los ciudadanos y sus comunidades. En definitiva, será desarrollar una estrategia, una agenda de modernización y transformación en términos de innovación y apertura en el sector notarial. No obstante, no podemos dejar de mencionar que en algunos países es polémico afrontar el crecimiento digital por sus economías nacionales y sus relaciones con el exterior.

El desarrollo y uso de internet ha creado una revolución socio cultural. Estamos en presencia de algo maravilloso, posibilitando la comunicación casi instantáneamente por medio de las telecomunicaciones a nivel planetario. Las ventajas del uso en el ejercicio notarial sin duda son enormes. Por ello, las iniciativas de los países que tiendan al fortalecimiento de un notariado articulando esfuerzos colaborativos y fomentando la innovación digital merecen su difusión y reconocimiento.

Por dar algunos ejemplos, la Unión Europea cuenta con una herramienta destinada a los notarios de los 22 países miembros que se enfrentan a cuestiones prácticas transfronterizas, ENN European Notarial Network, siendo un punto de contacto disponible a fin de obtener información referidos a temas de sucesión, creación de una empresa, contrato de matrimonio, etc. con la participación de un interlocutor o notario que actúa de contacto directo; toda esa comunicación se realiza electrónicamente a través de la plataforma ENN en línea.

En otro sentido, vemos como Perú recientemente sumó a la plataforma SID (Sistema de Intermediación Digital) para la compra de vehículos la posibilidad de iniciar la registración a través de un parte notarial electrónico, con firma digital del notario y posteriormente su envió a SUNARP (Superintendencia Nacional de los Registros Públicos).En Puerto Rico, desde marzo los notarios pueden presentar sus escrituras y hacer estudios con el sistema Karibe, aplicación 100% desarrollada en Puerto Rico impulsando el  proyecto de modernización del Registro de la Propiedad en dicho país.  En Argentina, se ha diseñado un sistema de control digital y base de datos que ha sido consensuado y adoptados por todos los Colegios Notariales del país desde el pasado mes de febrero,  código “QR”, un nuevo procedimiento en las fojas de legalizaciones otorgando mayor seguridad. La Dirección de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia realiza los Premios a la Excelencia en la Innovación de Gobierno en línea EXCELGEL a fin de reconocer los proyectos, organizaciones y actores del sector público y privado que han logrado avances en la innovación pública digital y el notariado colombiano recibió el Premio Nacional EXCELGEL 2015 ubicando a Colombia como el país líder en la aplicación de nuevas tecnologías, en especial, el Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea. En Chile, algunas notarías han implementado un sistema para la obtención de turnos denominado 0Q, permite al requirente que necesite visitar una notaría pueda tomar número de atención con el celular o desde su PC para llegar sólo cuando le toque su turno. Países como Uruguay, fomentan la capacitación recorriendo el interior del país dando cursos y talleres relativos a temas de derecho informático, como es el uso de la firma electrónica avanzada, y  documentos electrónicos en la función notarial. 

Luego tenemos iniciativas como la de España, la idea de agrupar a todos los empleados de notarías de cualquier parte del mundo se trata de UIPAN (Unión Internacional Profesional de Auxiliares del Notariado) que tendrá su sede en Madrid, y estarán firmando la escritura de autorización el próximo sábado 21 de mayo. En fin, internet abrió nuevas puertas de expresión, participación y comunicación; se deberá analizar sus utilidades y ventajas a fin de obtener en cada país miembro del Sistema Notarial Latino una técnica profesional más ágil, rápida, eficaz y segura.

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