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Bases de datos jurídicas y los 7 errores más comunes en su gestión

Por José Ramón Moratalla Escudero

Abogado.

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Expediente,ordenador,administrativo

¿Por qué no siempre encontramos lo que buscamos en una buena base de datos jurídicos? ¿El fallo solo corresponde a la herramienta o somos copartícipes del fracaso? ¿Existe en el procedimiento de búsqueda un método de éxito? ¿Y por qué debemos conocer aún mejor el método del fracaso que hemos evitar?

La experiencia de usuario en el proceso de búsqueda de información en una base de datos jurídicos puede resultar fallida por muchas y diversas razones.

Sin perjuicio de solaparse, unas vienen justificadas por el escaso volumen de información que la herramienta alberga. Otras, en cambio, traen su causa en el parvo grado de usabilidad y el exiguo nivel de intuitividad que acompaña al diseño organizativo de la información, a sus operadores de búsqueda y de exposición de resultados, que no logran empatizar con las expectativas del usuario.

Pero también, en muchas más ocasiones, ese desencuentro cabe explicarse en el desacertado manejo y la incorrecta forma de ejecutar las búsquedas por el usuario. Y son en estos errores usuales en los que nos vamos a detener.

Como bien dice Andrés Botero Bernal, abogado y profesor especializado en contextualización, en su obra La metodología documental en la investigación jurídica: alcances y perspectivas, la reflexión del método se convierte en crucial.

Botero explica y fundamenta el método documental o bibliográfico en la captación por parte del investigador de datos aparentemente desconectados, con el fin de que a través del análisis crítico se construyan procesos coherentes de aprehensión del fenómeno y de abstracción discursiva del mismo, para así valorar o apreciar nuevas circunstancias.

Viewability vs. Findability

Las actuales bases de datos jurídicos son herramientas cada día más completas en contenidos, exhaustivas en cuanto a sistemas y opciones de exploración, y sofisticadas a la hora de aportar y exponer los resultados de la búsqueda. De esta forma, se presentan como auténticas soluciones economizadoras de esfuerzos, tiempos y recursos en los despachos.

En efecto, son realmente herramientas tecnológicas de investigación jurídica que resultan imprescindibles para el profesional e interesado en el Derecho, donde las técnicas de visibilidad y encontrabilidad documental de la información, que los departamentos de Redacción y Tecnología de las editoriales aplican, vienen desempeñando un papel determinante.

Todo ello conduce a que la cuestión de errores en la búsqueda de información en una base de datos jurídicos, en gran medida, no radica tanto en la calidad técnica de arquitectura y diseño del software de la misma, como del método de búsqueda seguido por el usuario.

Los siete errores capitales

¿Y cuáles son esos errores? ¿En qué consisten, a qué obedecen? ¿Son subsanables? ¿Cómo?

La búsqueda de información es un proceso. Como tal no se trata de un simple listado de tareas o iter de pasos a seguir, realizar o tachar a modo checklist, sino que llega a constituirse como una auténtica técnica de investigación sistemática que se ocupa previamente de reflexionar, estudiar, analizar, interpretar, ordenar, organizar, valorar y decidir, a través de un riguroso y metódico trabajo, lo que se va a buscar, con qué objeto y finalidad.  De esta forma reflexiva y hermenéutica, la búsqueda va mucho más allá de una mera acción de consulta documental, es una técnica viva en la investigación documental que se postula -como también diría Botero- en un ejercicio disciplinado destinado a encontrar información en los documentos, y a descubrir y generar conocimiento, añado.

Sin ánimo de ser exhaustivo, los siete errores capitales que suele cometer el usuario y que vician el proceso de búsqueda de información en una base de datos jurídicos son:

1.- Buscar sin saber utilizar el producto y sin saber lo que se busca.

2.- Buscar sin saber utilizar el producto pero sabiendo lo que se busca.

3.- Buscar sabiendo utilizar el producto pero no sabiendo lo que se busca.

4.- Encontrar lo que se busca pero no saber gestionar el resultado.

5.- Saber gestionar el resultado pero no transformarlo en conocimiento jurídico.

6.- Haber generado conocimiento pero no saber administrarlo.

7.- No compartir la experiencia y éxito de la búsqueda, no colaborar ni sugerir. No implicarse, en definitiva, en la mejora continua del producto.

Siete errores que a buen seguro traen su causa en la pereza y soberbia del usuario a la hora de no molestarse en formarse debidamente en el manejo de la base de datos, o de recurrir al apoyo que puede brindarle el Servicio de Atención al Cliente cuando le resulte preciso.

Pero sobre todo, obedecen a la ausencia de método. Esa obligada disciplina que se ha de seguir para hacer de la experiencia de usuario, una virtuosa razón de éxito.

Decía Pablo Picasso “yo no busco, yo encuentro”. Braque, por contra, sentenciaba “yo primero encuentro y luego busco”.

Documentación BBDD jurídicas demo

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