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Dropbox para abogados

Por José Cohen

Abogado en Beker & Bernaude Abogados

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¿Quién no conoce Dropbox, la más famosa aplicación de almacenamiento de archivos “en la nube”? Dropbox es ya una aplicación imprescindible para los abogados, especialmente para aquellos que trabajamos de forma remota, nos interesa llevar a las vistas y juicios determinados documentos en nuestro iPad y, sobre todo, tener sincronizados en un mismo lugar todos nuestros archivos y documentos.

Si aún no tenéis una cuenta en Dropbox, os recomiendo que os la hagáis, no sin leer antes estas sucintas valoraciones:

Qué es y qué no es Dropbox

Dropbox te permite sincronizar tus archivos y documentos en cualquiera de tus dispositivos. En otras palabras, puedes acceder a todos tus archivos desde tu ordenador, móvil o tablet, estés donde estés. La modificación o inclusión de nuevos documentos en cualquiera de ellos afectará al resto.

Imaginemos, por ejemplo, que te encuentras fuera de la oficina y te interesa guardar un documento para su posterior edición en el ordenador del despacho; bastará con que lo guardes en tu móvil para luego tenerlo accesible automáticamente desde tu ordenador del despacho. Y nada más. Si sabes guardar documentos, sabes utilizar Dropbox.

Puede sonar simple, pero el mero hecho de poder acceder a cualquiera de tus documentos dondequiera que estés, desde cualquier lugar y en cualquier momento, es impresionante. Te da la flexibilidad de decidir cómo, cuándo y dónde quieres trabajar.

Es importante saber que Dropbox no funciona como copia de seguridad. La eliminación del archivo en tu ordenador provocará su borrado también en el resto de tus dispositivos. Una copia de seguridad es justamente lo contrario, manteniendo un histórico permanente de tus datos, de modo que ante una eventual pérdida de tus archivos, estos siempre permanecerán almacenados en un lugar seguro.

No obstante ello, Dropbox conservará todos tus archivos durante treinta días, aunque se borren de manera local. Desafortunadamente en numerosas ocasiones nos percatamos de la pérdida de un determinado documento el día 31, de lo que se extrae un consejo importante: realizar siempre copias de seguridad, tanto de manera local (en dispositivos físicos como un USB, discos duros externos, CDs, etc.) como en la nube. No es complicado. Hay alternativas económicas y fáciles de usar como Backblaze o CrashPlan.

¿Es seguro?

Lo es. Tal y como indican los propios desarrolladores de la aplicación en su página web:

Dropbox toma con mucha seriedad la seguridad y la protección de tus datos. Utilizamos las mejores herramientas y prácticas de ingeniería para desarrollar y mantener Dropbox y tenemos un equipo dedicado a la seguridad que se ocupa de que Dropbox se mantenga seguro. Tus archivos se almacenan de manera segura y se les hace una copia de seguridad. Tu inicio de sesión está protegido por muchas capas de seguridad, incluidas la contraseña y la verificación de dos pasos.

Los demás usuarios de Dropbox no pueden ver tus archivos en Dropbox a no ser que intencionalmente compartas vínculos a archivos o compartas carpetas.

Los empleados de Dropbox tienen prohibido ver el contenido de los archivos que almacenas en tu cuenta.

Es muy probable que la CIA no utilice Dropbox; pero no veo motivos para que los abogados no lo utilicemos. Dropbox sincroniza en la nube todos nuestros datos a través de una conexión cifrada. Una vez que estos llegan a sus servidores, se almacenan en servidores seguros.

Pero esto es como todo: si alguien accede a tu ordenador maliciosamente o se hace con tus contraseñas, siempre podrán entrar en tu carpeta Dropbox y acceder a tus archivos. Así que lo primero de lo que debemos preocuparnos es de mantener nuestro ordenador debidamente protegido.

Y si lo que realmente te molesta es que tus archivos (entendiéndose por tales documentos con información sensible y/o con datos personales de nuestros clientes) estén almacenados en los ordenadores de una empresa privada como Dropbox, siempre tienes la posibilidad de cifrarlos con Truecrypt, una aplicación gratuita que emplea complejos algoritmos para cifrar el contenido de tus archivos y ocultarlos a terceros, algo especialmente importante cuando almacenamos nuestros archivos en la nube. Así, frente a una posible intromisión ilegítima en nuestra cuenta, todo el contenido de nuestros datos estará a salvo.

Dejaremos para otro artículo cómo cifrar todos nuestros datos, correos electrónicos y, en fin, todo el material sensible de nuestro ordenador. Aun así, Dropbox, utilizado con responsabilidad, se ha convertido en una de esas herramientas indispensables en el ejercicio diario de nuestra profesión.

Lefebvre - EL Derecho no comparte necesariamente ni se responsabiliza de las opiniones expresadas por los autores o colaboradores de esta publicación

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