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Lexnet, una realidad para los Abogados que encuentra sus primeros escollos

Por Beatriz Sanjurjo Rebollo

Autora del libro recientemente publicado “Lexnet Abogados”. Doctora cum laude en Derecho y Abogada del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid. Académica correspondiente de la Real Academia de Jurisprudencia y Legislación. Profesora de Derecho de Derecho Procesal y de Derecho de la Información y Nuevas Tecnologías.

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BeatrizSanjurjo

1.- Introducción. Hacia el papel cero

Lexnet ha cambiado para siempre el modo de trabajo de los Abogados en cuanto a la presentación de escritos, demandas y notificaciones electrónicas, al convertir en obligatorio su uso y, con ello, vincular para siempre Abogacía y Nuevas Tecnologías. El Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia, regula el sistema Lexnet, organizándolo a través de un sistema de envíos telemáticos entre operadores jurídicos y órganos judiciales mediante el cual pueden presentarse escritos, demandas y recibir notificaciones vía digital; todo ello, de cara a la consecución de la política de papel cero, y avanzando hacia el objetivo de un único expediente judicial electrónico. 

2.- Lexnet como una realidad en marcha. 

Lexnet para la Abogacía es ya una realidad, una exigencia de renovación que, aunque anunciada, nos ha pillado a todos un poco desangelados. Cuando el 1 de enero de 2016 Lexnet se convertía para Abogados, Órganos Judiciales, Oficinas Judiciales y Fiscales en un nuevo sistema a usar por los profesionales de la Justicia y por la Administración de Justicia (Art. 5 Real Decreto 1065/2015) todos nos sentíamos un poco novatos. Hoy en día, tras unos meses de admitirse la doble vía, papel y digital, en muchos Juzgados y Tribunales ya solo se trabaja en digital; mientras, que otros siguen anclados al papel por necesidad. La práctica del sistema, como la moneda de dos caras de Juno, desvela aspectos positivos, y otros no tan positivos, que se han puesto ya de manifiesto con el uso de esta herramienta, y que destacan como los más debatidos. Entre los positivos: 

a) Un sistema securizado.

Lexnet nace certificado y securizado  a través del uso de la firma electrónica como modo de identificación de sus usuarios (Art. 6 del RD 1065/2015). Un sistema que deja constancia de la transmisión y recepción de documentos, comunicaciones y notificaciones, así como de datos identificativos de la transmisión, como la fecha y hora de salida y de puesta a disposición, o el contenido y datos de acceso, identificando a remitentes y destinatarios.

b) Sin cambios procesales.

La implantación de Lexnet como nuevo sistema no ha significado un cambio de las normas procesales; es decir, que nace con la posibilidad de comunicarse 24 horas al día, 365 días al año, pero con la exigencia de que ello no altere lo establecido en leyes procesales sobre tiempos hábiles, plazos o cómputos (Art 12 RD 1065/2015).

c) Un sistema estructurado.

La presentación de documentos exige cumplimentar un formulario, y permite junto al escrito principal presentar documentos anexos, regulando la aportación de documentos no susceptibles de formato electrónico y copias en papel a las partes no personadas (Art. 17 RD 1065/2015). De cada transmisión se genera un resguardo electrónico con efectos acreditativos, y puede emitir mensajes de error o de envío incompleto, o dar lugar a subsanaciones. Por otra parte, las suspensiones del servicio por causas técnicas serán anunciadas y tendrán efectos procesales, ya se trate de interrupciones de servicio planificadas o no planificadas.

d) Funcionamiento de webmail.

La apariencia de Lexnet es la de un correo electrónico de uso fácilmente asumible, donde los documentos irán acompañados del antedicho formulario homologado con datos de número de expediente, órgano al que nos dirigimos, descripción breve del contenido de cada documento, etc. Un sistema que adicionalmente permite autorizaciones de uso entre profesionales (Art. 19 RD 1065/2015).


Pero, como ocurre en la otra cara de la moneda de Juno, Lexnet desde el inicio de su andadura ha tenido que enfrentarse a tres problemas básicos:

- a) Falta de formación sobre su funcionamiento para que su implantación fuera exitosa.

- b) Carencia de medios materiales y tecnológicos suficientes en algunos despachos y sedes judiciales.

- c) La existencia de diferentes sistemas de notificaciones electrónicas por razón del territorio que es preciso conocer

a) Falta de Formación.

El principal problema mencionado que surgió con la obligatoriedad del uso de Lexnet fue la falta de formación, algo de lo que los Colegios Profesionales se dieron cuenta con antelación e intentaron paliar con multitud de iniciativas, al igual que se hizo desde el Ministerio de Justicia y el CGPJ, en relación a sus dos plataformas de acceso.

En este punto, quiero corresponder a la buena acogida que mi libro “Lexnet Abogados”[1] (2ª edición 2016) ha tenido por muchos Ilustres Colegios de Abogados y entre Letrados de toda España; pues, realmente nació con la intención de colaborar en la medida de lo posible a hacer comprensible el fenómeno Lexnet al ser los Abogados los nuevos protagonistas de este cambio que nos llegó por imperativo legal y con fecha obligatoria, el 1 de enero de 2016; y las noticias que me llegan es que lo está siendo. Muchas gracias.

b) Carencia de medios materiales y tecnológicos suficientes.

La falta de medios materiales y tecnológicos se preveía ya a ambos lados de las comunicaciones telemáticas antes de su puesta en funcionamiento; es decir, por una parte en los despachos profesionales, pues tendríamos que adaptar equipos, documentos y modos de trabajo sin brecha digital; y por otra parte, en Juzgados y Tribunales, donde principalmente la falta de medios y la existencia de equipos obsoletos ha dado lugar a una implantación nada homogénea en las mismas sedes y muy desigual entre sedes judiciales.

Situaciones que en la práctica están originando un retraso en algunos procedimientos, como ocurre con la simple presentación de escritos. Mi experiencia personal es que desde el momento de su presentación hasta que llegan al Juzgado se están produciendo en algunas sedes retrasos de entre un mes a mes y medio; pese a que me consta la colaboración y buena fe de todos, desde operadores jurídicos, funcionarios,  a Juzgados y Tribunales. De hecho, no hay que ser muy observador para darse cuenta de que a la entrada de muchos Juzgados encontramos carteles en los que se piden por trabajadores y sindicatos más medios tecnológicos, más formación y más personal como consecuencia de la puesta en funcionamiento de Lexnet para la Abogacía.

Y si preguntamos a los funcionarios, aún muchos Juzgados siguen utilizando la doble vía, papel/digital; otros, por disponer de ordenadores no compatibles, o porque precisan el uso de doble pantalla de la que carecen para cotejar documentos en paralelo; terminan imprimiendo y trabajando sólo en papel. Es un momento inicial en el que lo que más destaca es esa carencia de recursos tecnológicos, personales y materiales, que precisa subsanación.

c) Distintas regulaciones por razón del territorio que hay que conocer.

Respecto del uso de Lexnet en las diferentes Comunidades Autónomas, el resultado por ahora es diverso. En principio, recordemos que Lexnet nace con el mismo ámbito de aplicación del Ministerio, es decir, Baleares, Castilla La Mancha, Castilla León, Ceuta, Extremadura, Madrid, Melilla y Murcia; y que aquellas Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia pueden optar por establecer sus propios sistemas. Hasta la fecha son destacables los sistemas de e-Justicia.cat en Cataluña, JustiziaSIP en el País Vasco, y de Avantius en Navarra o Vereda en Cantabria, sistemas dotados de una idiosincrasia digital propia que merece la pena conocer, alguno incluso imitar en algún aspecto.

Pero, ante todo, es necesario que los sistemas de las diferentes Administraciones Autonómicas y estatales sean compatibles y se encuentren integrados, no sólo porque los Letrados podemos trabajar en distintas Comunidades Autónomas, sino, lo más importante, en pro de una tutela judicial efectiva del justiciable.

3.- Un antes y un después.

Lexnet ha llegado para quedarse; y si en algo casi todos estamos de acuerdo, es que una iniciativa es buena si funciona bien y de ella se derivan buenos resultados; y ciertamente Lexnet  puede ayudar a la Abogacía en muchos aspectos; aunque en la práctica parece querer demostrar que quizá ha comenzado antes de que todos estuviésemos realmente preparados para su más correcta utilización en cuanto a medios y formación, y en sede judicial donde se esperaba agilidad, se están creando retrasos y problemas diversos, en cuya solución se está trabajando.

La idea de que exista una comunicación digital efectiva resulta beneficiosa, sin duda, por las miles de razones que todos conocemos: menos desplazamientos físicos, ahorro de papel, de recursos personales y materiales, de gestión de expedientes y casos, y todo ese largo etcétera que puede derivarse de aprovechar al máximo todos los beneficios de las Nuevas Tecnologías aplicadas a nuestro trabajo profesional como Abogados; tal y como se  espera que termine siendo tras superar los primeros escollos de la fase inicial de implantación. Una obligación que ha llegado para todos por igual, en una fecha concreta, independientemente de que se estuviese o no suficientemente preparado para ello, creando un antes y un después de Lexnet no carente de escollos.

4.- Los primeros escollos de Lexnet.

Lexnet está demostrando que precisa evolucionar para superar los obstáculos prácticos que en su inicial puesta en marcha se están detectando como quiebras de funcionamiento. Siempre es preciso cuestionarse si existen fallos, así como, detectarlos y solventarlos para poder avanzar; de entre ellos, los más reiterados por Abogados en pasillos, salas y foros son  los siguientes:

- Que Lexnet se ha asumido como un imperativo legal, sin práctica suficiente, dando la sensación de que ha comenzado antes de tiempo.

- Que en ocasiones el sistema es lento y se cae con frecuencia. Incluso, puede ocurrir que se rechace un escrito a los dos días de su presentación; lo que crea inseguridad.

- Que los límites de capacidad de documentos se ha confirmado como una debilidad importante en su funcionamiento.

- Que los despachos con frecuencia han tenido que invertir en hardware y requerir ayuda técnica, porque ha originado frecuentes problemas de compatibilidad con sistemas operativos.

- Que ha creado inexistentes problemas de competencia profesional porque ya no es suficiente tener formación jurídica, sino que es preciso tener formación digital y, adicionalmente, saber manejar Lexnet con éxito.

- Que no reduce los traslados al Juzgado, pues muchos Juzgados exigen adicionalmente la doble vía, digital/papel, con lo que no se evitan desplazamientos.

- Que aunque sea por motivos de seguridad, no es un sistema al que pueda accederse desde Smartphones o Tablets, algo que hoy todos usamos; por lo que parece tecnológicamente obsoleto.

- Que el control de los datos del sistema recae en el Ministerio de Justicia, no en el Poder Judicial, cuando en los procesos tratamos, sin filtraciones, datos confidenciales de clientes en el ámbito judicial.

- Que un mal funcionamiento podría llegar a dar lugar a responsabilidad patrimonial de la Administración de Justicia por dilaciones indebidas.

- Que Lexnet, en comparación con otras posibilidades autonómicas, podría haber sido tecnológicamente más ambiciosa, sin ser por ello más complicada en su uso, como por ejemplo el sistema de Navarra y Cantabria. 

5.- Un ejercicio de optimismo y de responsabilidad.

Lexnet lleva detrás un gran trabajo entre bambalinas, miles de horas de trabajo de ingenieros informáticos y de sistemas, junto a profesionales del Derecho trabajando codo con codo, cuya labor hay que reconocer; pero, sin duda, como todo sistema informático puede evolucionar, y dado que somos los Letrados quienes lo utilizamos, considero que es imprescindible que se nos siga considerando válidos interlocutores a la hora de atajar todos los problemas que detectamos en su utilización; pues, somos quienes en realidad nos enfrentamos a estos problemas cada día, lo que nos convierte como usuarios en los más adecuados para  aportar de primera mano información fidedigna sobre nuestra experiencia, como una responsabilidad añadida, a fin de aportar datos relevantes para poder acometer con acierto aquellas modificaciones técnicas necesarias para su mejora. Una evolución de Lexnet imprescindible para mejorar su uso en todos aquellos casos que se inician sin la intervención de Procurador; que no son pocos, ni carentes de importancia.

Adicionalmente, no hay que perder de vista el hecho de que Lexnet a partir de 2017 ampliará su aplicación a nuevos colectivos, entre ellos, a los ciudadanos; o que inicialmente el 7 de julio de 2016 se señalase como supuesta fecha de implantación del expediente electrónico de gestión procesal; por lo que, mejorar es una exigencia irrenunciable y con nuevas citas calendadas a tener en cuenta. La digitalización ha llegado para quedarse; no hay marcha atrás, pero, es preciso mejorarla si queremos que sea útil para la finalidad que se creó.

Apostaremos, en un ejercicio de optimismo y de responsabilidad, por ver esas mayores dotaciones de medios, más formación y reformas técnicas necesarias que solventen todos los escollos de Lexnet muy pronto, con el fin de que lo que ha comenzado siendo un reto profesional hacia lo digital logre ser un éxito de comunicación entre Letrados y Órganos Judiciales. Como nos habría dicho Einstein: Aprendamos del pasado, vivamos el presente y tengamos esperanzas para el futuro.

Aprender de ayer, vivir para hoy, esperanza para mañana.

 Lo importante es no parar de cuestionarse”. Albert Einstein.



[1] https://www.dykinson.com/libros/lexnet-abogados/9788490857199/

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