Conócenos

Las Administraciones Públicas ante el reto del “cero papel”

Por Fernando Pino

  • Imprimir

Fernando Pino

A menos de 5 meses para la entrada en vigor de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común (LPAC), la Ley 39/2015, las Administraciones Públicas españolas se enfrentan a uno de sus mayores retos: la eliminación total del papel de los expedientes públicos.

Siguiendo la estela dejada por la ya derogada Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), la nueva Ley de Procedimiento se muestra mucho más contundente en sus principios, arrinconando el uso del papel a un espacio residual en el que únicamente se faculta al ciudadano de a pie (persona física) a la presentación de determinados escritos en papel, siendo obligación de la administración pública competente su digitalización e incorporación al expediente en formato electrónico, ya que, como se señala muy acertadamente en la exposición de motivos de la Ley, “la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones”.

¿Derecho u obligación a relacionarse de forma electrónica con las Administraciones Públicas?

Si la anterior LAECSP destacaba por el derecho que se le confería a la ciudadanía en general de relacionarse con sus administraciones por medios electrónicos, la nueva LPAC renueva ese derecho pero además lo convierte en obligación cuando los administrados sean:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

En el caso en que el interesado sea una persona física se permite seguir relacionándose con la administración por medios tradicionales, aunque la Administración se reserva la facultad de convertirlo en obligación añadiendo la siguiente salvedad en el artículo 14.1: “Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas”.

Identificación y firma electrónicas

Consciente del salto que se produce con este cambio normativo, el legislador facilita y simplifica las opciones de utilización de medios electrónicos con nuevas formas de identificación y con la creación de las denominadas “oficinas de asistencia”, que permitirán ayudar al ciudadano en sus trámites administrativos.

Así mismo, se distinguen de una forma clara las opciones de identificación y firma, exigiéndose ahora la firma del ciudadano únicamente en casos especialmente tasados:

a) Formular solicitudes.

b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.

c) Interponer recursos.

d) Desistir de acciones.

e) Renunciar a derechos.

Para el resto de los casos, se considerará válida la mera identificación (sin firma) del administrado, racionalizando de esta forma el uso de la firma únicamente en los casos en que fuese estrictamente obligatoria.

Respecto a los medios de identificación y firma posibles, estos se alinean con el nuevo Reglamento eIDAS, permitiéndose, en el caso de los sistemas de identificación, el uso de certificados digitales reconocidos de firma o sello que se encuentren incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación” o sistemas de clave concertada, como el famoso sistema cl@ave puesto en marcha por la AGE hace poco más de un año. Quedará a discrecionalidad de la administración elegir uno o varios de estos medios, si bien, si se opta por el uso de clave concertada se deberá admitir también el uso de certificados reconocidos.

Respecto a los mecanismos de firma, se excluye, acertadamente, el uso de claves concertadas como medio de firma, incluyéndose, además de los sistemas de firma o sello electrónico reconocido o cualificado y avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados, cualquier otro “sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan”, abriendo el uso de esta forma a sistemas como el de firma electrónica manuscrita, entre otros.

La “trampa” de la actuación delegada

La ley prevé, como ya se recogía para los casos de identificación del ciudadano en la LAECSP que sea un funcionario el que “valide” electrónicamente la identidad del ciudadano e incluso firme en su nombre. Para ello, se deben dar tres circunstancias:

a) Que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios

b) Que se identifique ante el funcionario

c) Que preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

En primer lugar, respecto a la necesidad de que el ciudadano carezca de medios electrónicos, tenemos que tener en cuenta que, en la actualidad el DNIe electrónico está ya extendido a prácticamente todo el conjunto de la ciudadanía, por lo que, a pesar de que el uso que se hace de sus funcionalidades electrónicas es mínimo (un 0,02 %de los trámites), lo cierto es que a día de hoy debe quedar poca gente en España de la que se pueda decir, “stricto sensu”, que  “carece de medios electrónicos necesarios”. Posiblemente hubiese sido más acertado referirse a aquellos que “carezcan, quieran, puedan o sepan usar medios electrónicos”, pero lo cierto es que se refiere únicamente a aquellos que carezcan de estos medios.

En segundo lugar el consentimiento expreso (dejando constancia del mismo) del ciudadano nos mete en una ratonera: usamos medios electrónicos del funcionario para evitar que el ciudadano firme un papel, pero como no tiene medios electrónicos esa autorización la tiene que hacer en otro papel para que quede constancia de su consentimiento. ¿Enrevesado no?

El reto de la atención presencial y el cero papel

El principal reto al que se enfrentarán las Administraciones Públicas sin duda es cómo conseguir que los trámites presenciales realizados por los ciudadanos, que seguirán existiendo y seguirán superando, al menos en los próximos años, a los trámites electrónicos, deriven hacia un expediente y archivo 100% electrónico.

La administración electrónica pura, es decir, aquella a la que el ciudadano accede desde su casa a través de las diferentes sedes electrónicas de las administraciones, con sus deficiencias, ya se encuentra en marcha desde el 2007 con la LAECSP, ahora toca realizar un trabajo duro de adaptación a las nuevas reglas y garantizar el funcionamiento real, sin excusas, pero en definitiva, las piezas del juego no cambian sustancialmente.

Sin embargo las administraciones públicas tendrán que hacer frente a una nueva realidad, una especie de limbo en el que los ciudadanos continuarán acudiendo a las oficinas de atención ciudadana a presentar sus instancias, formular recursos o realizar cualquier trámite que necesite para su vida diaria y es en ese contexto en el que se demandarán soluciones hibridas, sencillas para el ciudadano y en las que, sin mermar la seguridad técnica y jurídica del proceso permitan cumplir con el “mandato del cero papel”.

En este sentido se vislumbra un gran futuro a la utilización de sistemas basados en elementos biométricos como la firma electrónica manuscrita, aprovechando la puerta que el legislador abre a aquellos “sistemas que las Administraciones Públicas consideren válidos” y que permiten a las administraciones obtener originales electrónicos de manera directa en los casos en los que los ciudadanos no cuenten con medios electrónicos, su utilización sea compleja o sencillamente sean inaplicables un entorno presencial, evidentemente, siempre y cuando estos sistemas de firma presencial garanticen los niveles más altos de exigencia desde el punto de vista técnico jurídico.

Lefebvre - EL Derecho no comparte necesariamente ni se responsabiliza de las opiniones expresadas por los autores o colaboradores de esta publicación

Widgets Magazine

Comentarios jurisprudenciales

CASE STUDY & MASTER CLASS

LOPD EN DESPACHOS DE ABOGADOS

  • Caso práctico: cesión de datos a procuradores

    “El despacho jurídico “De La Torre Abogados” va a proceder a la cesión de datos personales de D. Daniel De La Torre a la procuradora Dña. María Ruiz para que realice las labores de procura necesarias para un caso judicial en la provincia de Almería.

  • Buenas prácticas en el despacho

    El despacho deberá establecer una normativa de uso de dispositivos y sistemas informáticos por escrito, así como unos criterios de supervisión de su actividad, remitiendo ambos documentos a todos sus integrantes y haciendo que firmen una conformidad de la información recibida.

  • Funciones y obligaciones del personal del despacho (y II)

    El personal que tenga acceso a información propiedad del despacho jurídico estará obligado a conocer y a observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrolla en el despacho. 

ebook gratuito

ENTREVISTAS

GESTIÓN DE DESPACHOS

  • ¿Por qué es importante implementar el marketing en una empresa de servicios jurídicos?

    Hoy en día, el mercado legal está inmerso en una etapa de dinamismo que se está llevando a cabo a través de numerosas integraciones y/o fusiones entre despachos de diferente perfil que lo que buscan es crear una marca más sólida con la que poder prestar un servicio más completo a sus clientes.

  • La web y el blog, primeras piedras del camino hacia el posicionamiento SEO

    ¿Recuerdas cuando captar clientes se reducía al ‘boca a oreja’ y al prestigio del despacho? ¿Todo iba mucho más rodado, ¿verdad? ¿Cuál es el motivo por el que ahora ya no es tan fácil? Muy sencillo: se ha constituido un nuevo canal de captación que aún tiene mucho potencial: internet, la web y Google, el mayor canal de información y búsqueda de contenidos de España.

REDES SOCIALES & ABOGADOS

  • Internet y Redes Sociales para despachos de abogados: una exigencia necesaria

    ¿Por qué es importante que los despachos de abogados entren en la dinámica de las redes sociales e Internet? ¿Cómo puede afectar a un bufete el estar o no en el mundo digital? ¿Qué es lo que quieren tus futuros clientes de su abogado? El mundo se ha digitalizado y los abogados no pueden quedarse atrás.

COLABORA CON NOSOTROS

Colabora

Envianos un artículo sobre nuevas tecnologías aplicadas al ámbito jurídico

Colaborar

Enviar Artículo

He leído y acepto las condiciones de la Política de Privacidad y el Aviso Legal

(*) Campos obligatorios

Pablo García Mexía

Abogado, Cofundador de Syntagma, Centro de estudios estratégicos.

1

Carlos Pérez Sanz

Socio del área de Information Technology y Compliance de ECIJA.

1

Raúl Rubio

Partner, Information Technology & Communications Baker & McKenzie

1

AIshow, el evento de Inteligencia Artificial, llega a Madrid

Reunirá a investigadores y profesionales de diversos campos con el propósito de explorar las interacciones y los impactos prácticos de la Inteligencia Artificial (IA)

Metricson refuerza el área de compliance, protección de datos y propiedad intelectual

Incorpora a  Alejandro Martínez Méndez como director del departamento de protección de datos, propiedad intelectual y compliance de la sede de Barcelona. 

feedburner

Reciba LAW & TIC de forma gratuita.

Atención al cliente: De lunes a viernes de 8:30 a 20:00 horas ininterrumpidamente. Tel 91 210 80 00 - 902 44 33 55 Fax. 915 78 16 17